نمایش مبدأ برای کالای درآمد شده و کالای هزینه شده

این راهنما به زبان ساده توضیح می‌دهد '''کالای هزینه‌شده''' و '''کالای درآمدشده''' چیست، چه زمانی باید از آن استفاده کنید و چطور در حسابیکس کار می‌کند.

----

== این قابلیت برای چه کاری است؟ ==

گاهی در انبار، کالا '''کم''' یا '''زیاد''' می‌شود، بدون اینکه خرید یا فروش واقعی رخ داده باشد. مثال‌ها:

* مصرف داخلی کالا (مثلاً مواد مصرفی دفتر / کارگاه)
* کسری انبار (دزدی، ضایعات، خطای شمارش قبلی)
* اضافه انبار (پیدا شدن کالا، خطای شمارش قبلی)
* اصلاح موجودی بعد از انبارگردانی، وقتی می‌خواهید اثر مالی هم ثبت شود

در این حالت‌ها نباید فاکتور خرید/فروش بزنید. به‌جای آن از این سند استفاده می‌کنید:

{| class="wikitable"
|-
! نوع سند !! حرکت در انبار !! اثر حسابداری (به‌صورت ساده)
|-
| '''کالای هزینه‌شده''' || کالا از انبار '''خارج''' می‌شود || هزینه شناسایی می‌شود و موجودی کاهش می‌یابد
|-
| '''کالای درآمدشده''' || کالا به انبار '''وارد''' می‌شود || درآمد شناسایی می‌شود و موجودی افزایش می‌یابد
|}

'''نکته مهم:''' مبلغ این سند بر اساس '''بهای تمام‌شده / قیمت خرید پایه کالا''' محاسبه می‌شود، نه قیمت فروش.

----

== چه زمانی از این قابلیت استفاده نکنیم؟ ==

از این سند برای موارد زیر استفاده نکنید:

* فروش کالا به مشتری → از '''فاکتور فروش''' استفاده کنید
* خرید کالا از تأمین‌کننده → از '''فاکتور خرید''' استفاده کنید
* برگشت از فروش / برگشت از خرید → از فاکتورهای برگشت استفاده کنید
* فقط جابه‌جایی بین دو انبار → از '''حواله انتقال''' استفاده کنید

اگر خرید/فروش واقعی است، مسیر درست همان فاکتور است.

----

== مسیر دسترسی در نرم‌افزار ==

از منوی کسب‌وکار وارد شوید:

'''انبار ← کالای هزینه/درآمد شده'''

در این صفحه می‌توانید:

* لیست اسناد را ببینید
* سند جدید بسازید
* سند را ویرایش، ارسال، تخصیص حساب، قطعی یا ابطال کنید (بر اساس مجوز)

----

== آماده‌سازی اولیه (برای مدیر سیستم) ==

قبل از استفاده روزمره، مدیر کسب‌وکار این موارد را تنظیم کند.

=== ۱) تنظیمات کسب‌وکار ===

مسیر پیشنهادی:

'''تنظیمات کسب‌وکار ← بخش «کالای هزینه‌شده / کالای درآمدشده»'''

موارد مهم:

{| class="wikitable"
|-
! تنظیم !! توضیح ساده
|-
| '''گردش‌کار: ساده''' || مناسب سازمان کوچک. معمولاً یک نفر سند را ثبت و قطعی می‌کند.
|-
| '''گردش‌کار: دو مرحله‌ای''' || مناسب سازمان بزرگتر. انباردار عملیات را ثبت می‌کند و حسابدار حساب را تخصیص و قطعی می‌کند.
|-
| '''قطعی خودکار در حالت ساده''' || اگر فعال باشد و کاربر مجوز قطعی داشته باشد، سند در ثبت می‌تواند مستقیم قطعی شود.
|-
| '''حساب پیش‌فرض کالای هزینه‌شده''' || حساب هزینه پیش‌فرض (مثلاً هزینه کسری و ضایعات). از درخت حساب‌ها انتخاب شود.
|-
| '''حساب پیش‌فرض کالای درآمدشده''' || حساب درآمد پیش‌فرض (مثلاً درآمد اضافه کالا). از درخت حساب‌ها انتخاب شود.
|-
| '''خروجی انبارگردانی''' || مشخص می‌کند اختلاف انبارگردانی چطور ثبت شود (با اثر مالی، فقط فیزیکی، یا پرسش از کاربر).
|-
| '''اجازه تغییر دستی بهای واحد''' || اگر فعال باشد، کاربر دارای مجوز می‌تواند بهای واحد را دستی تغییر دهد.
|-
| '''الزام انتخاب شخص''' || اگر فعال باشد، انتخاب شخص در سند اجباری است.
|}

=== ۲) دسترسی کاربران ===

در مدیریت کاربران/نقش‌ها، بخش '''کالای هزینه/درآمد شده''' را برای نقش‌ها تنظیم کنید. دسترسی‌های رایج:

* مشاهده
* ایجاد
* ویرایش
* حذف
* ارسال به حسابداری
* تخصیص حساب
* قطعی‌سازی
* ابطال
* تغییر بهای واحد (در صورت نیاز)

'''پیشنهاد نقش‌ها:'''

* '''انباردار:''' مشاهده + ایجاد + ویرایش + ارسال
* '''حسابدار:''' مشاهده + تخصیص حساب + قطعی‌سازی (+ ابطال در صورت نیاز)
* '''مدیر:''' همه دسترسی‌ها

----

== مفهوم ساده دو نوع سند ==

=== کالای هزینه‌شده ===

وقتی کالا از انبار کم می‌شود و می‌خواهید آن را به هزینه ببرید.

'''مثال:'''
* ۵ عدد کارتریج مصرف شده است
* ۲ کیلو مواد اولیه در تولید آزمایشی از بین رفته است
* در انبارگردانی، موجودی سیستم ۱۰ و موجودی فیزیکی ۸ است (۲ عدد کسری)

'''اثر کلی بعد از قطعی:'''
* موجودی انبار کم می‌شود
* حساب هزینه بدهکار می‌شود
* حساب موجودی کالا بستانکار می‌شود

=== کالای درآمدشده ===

وقتی کالا به انبار اضافه می‌شود و می‌خواهید آن را به‌عنوان درآمد/اضافه شناسایی کنید.

'''مثال:'''
* کالایی پیدا شده که قبلاً در سیستم نبوده
* در انبارگردانی، موجودی سیستم ۱۰ و موجودی فیزیکی ۱۲ است (۲ عدد اضافه)

'''اثر کلی بعد از قطعی:'''
* موجودی انبار زیاد می‌شود
* حساب موجودی کالا بدهکار می‌شود
* حساب درآمد بستانکار می‌شود

----

== وضعیت‌های سند (به زبان ساده) ==

{| class="wikitable"
|-
! وضعیت !! معنی برای کاربر
|-
| '''پیش‌نویس عملیاتی''' || انباردار در حال تکمیل کالا/انبار/تعداد است.
|-
| '''در انتظار حسابداری''' || سند برای حسابدار ارسال شده است.
|-
| '''پیش‌نویس حسابداری''' || حساب مشخص شده و آماده قطعی‌سازی است.
|-
| '''قطعی''' || حواله انبار و سند حسابداری ثبت شده‌اند. موجودی و دفتر به‌روز شده‌اند.
|-
| '''ابطال‌شده''' || سند قطعی ابطال شده و اثر آن برگشت خورده است.
|}

----

== روش کار در حالت ساده (سازمان کوچک) ==

این حالت برای کسب‌وکارهایی است که یک نفر (یا تیم کوچک) هم عملیات و هم حسابداری را انجام می‌دهد.

=== گام‌به‌گام ===

# وارد '''انبار ← کالای هزینه/درآمد شده''' شوید
# روی '''ایجاد''' کلیک کنید
# نوع سند را انتخاب کنید:
#* '''کالای هزینه‌شده''' برای خروج/کسری
#* '''کالای درآمدشده''' برای ورود/اضافه
# تاریخ را بررسی کنید
# در صورت نیاز شخص را انتخاب کنید
# حساب معین را بررسی کنید (معمولاً حساب پیش‌فرض پر می‌شود؛ در صورت نیاز از درخت حساب تغییر دهید)
# اقلام را اضافه کنید:
#* کالا
#* انبار
#* تعداد
#* بهای واحد معمولاً از قیمت خرید پایه کالا می‌آید
# توضیحات را بنویسید (توصیه می‌شود دلیل را ذکر کنید)
# ذخیره / قطعی کنید

اگر گزینه '''قطعی خودکار''' فعال باشد و مجوز داشته باشید، سند می‌تواند مستقیم قطعی شود.

'''بعد از قطعی:'''
* یک حواله انبار ساخته و قطعی می‌شود
* یک سند حسابداری متعادل ثبت می‌شود
* موجودی به‌روز می‌شود

----

== روش کار در حالت دو مرحله‌ای (انباردار + حسابدار) ==

این حالت برای تفکیک مسئولیت‌ها مناسب است.

=== مرحله ۱: کار انباردار ===

# سند جدید بسازید
# نوع سند، تاریخ، کالا، انبار و تعداد را وارد کنید
# ذخیره کنید (پیش‌نویس عملیاتی)
# وقتی اطلاعات کامل شد، سند را '''ارسال به حسابداری''' کنید

در این مرحله معمولاً انباردار حساب معین را انتخاب نمی‌کند (بسته به مجوز).

=== مرحله ۲: کار حسابدار ===

# سندهای '''در انتظار حسابداری''' را باز کنید
# حساب معین مناسب را تخصیص دهید
#* هزینه برای کالای هزینه‌شده (معمولاً شاخه هزینه‌ها)
#* درآمد برای کالای درآمدشده (معمولاً شاخه درآمدها)
# مبلغ و اقلام را کنترل کنید
# سند را '''قطعی''' کنید

'''بعد از قطعی، هم موجودی انبار و هم دفتر حسابداری هم‌زمان به‌روز می‌شوند.'''

----

== ساخت سند از انبارگردانی ==

اگر اختلاف موجودی را در '''انبارگردانی''' ثبت می‌کنید، می‌توانید خروجی را مستقیم به این قابلیت بفرستید.

بسته به تنظیم کسب‌وکار، یکی از این حالت‌ها رخ می‌دهد:

{| class="wikitable"
|-
! حالت تنظیم !! نتیجه
|-
| '''اسناد کالای هزینه/درآمد''' || کسری‌ها به‌صورت کالای هزینه‌شده و اضافه‌ها به‌صورت کالای درآمدشده ساخته می‌شوند (با اثر مالی).
|-
| '''فقط حواله تعدیل فیزیکی''' || فقط موجودی فیزیکی اصلاح می‌شود و سند حسابداری از این مسیر ساخته نمی‌شود.
|-
| '''پرسش از کاربر''' || هنگام ثبت، سیستم می‌پرسد کدام روش را می‌خواهید.
|}

'''پیشنهاد آموزشی برای اکثر کسب‌وکارها:'''
اگر می‌خواهید کسری/اضافه هم در انبار و هم در سود و زیان درست منعکس شود، گزینه '''اسناد کالای هزینه/درآمد''' را انتخاب کنید.

----

== نکات مهم هنگام ثبت اقلام ==

* فقط کالاهایی را انتخاب کنید که '''کنترل موجودی''' دارند.
* انبار را دقیق انتخاب کنید؛ اشتباه انبار یعنی موجودی غلط در محل اشتباه.
* تعداد باید مثبت و واقعی باشد.
* بهای واحد به‌صورت پیش‌فرض از '''قیمت خرید پایه کالا''' می‌آید.
* تغییر دستی بهای واحد فقط وقتی مجاز است که در تنظیمات فعال باشد و کاربر مجوز داشته باشد.
* برای کالای هزینه‌شده، حساب باید از جنس هزینه (یا در موارد مجاز بهای تمام‌شده) باشد.
* برای کالای درآمدشده، حساب باید از جنس درآمد باشد.
* حساب باید '''حساب برگ''' باشد (حساب گروهی قابل انتخاب نیست).

----

== ابطال سند قطعی ==

اگر سند قطعی را اشتباه ثبت کرده‌اید:

# سند را باز کنید
# گزینه '''ابطال''' را بزنید (نیاز به مجوز ابطال دارد)
# سیستم اثر انبار و حسابداری را برمی‌گرداند
# وضعیت سند به '''ابطال‌شده''' تغییر می‌کند

'''توجه:'''
* سند قطعی را معمولاً ویرایش نمی‌کنند؛ مسیر درست، ابطال و در صورت نیاز ثبت سند جدید است.
* حواله معکوس ابطال برای بایگانی است و نباید دوباره دستی قطعی شود.

----

== مثال‌های کاربردی ==

=== مثال ۱: مصرف کارتریج ===

* واقعیت: ۳ عدد کارتریج مصرف شده
* سند: '''کالای هزینه‌شده'''
* انبار: انبار اداری
* حساب: هزینه ملزومات / هزینه مصرفی
* نتیجه: موجودی کم می‌شود و هزینه ثبت می‌شود

=== مثال ۲: کسری انبارگردانی ===

* سیستم: ۲۰ عدد
* شمارش فیزیکی: ۱۷ عدد
* اختلاف: ۳ عدد کسری
* سند: '''کالای هزینه‌شده''' برای ۳ عدد
* حساب: هزینه کسری و ضایعات
* نتیجه: موجودی ۱۷ می‌شود و هزینه کسری شناسایی می‌شود

=== مثال ۳: اضافه انبارگردانی ===

* سیستم: ۲۰ عدد
* شمارش فیزیکی: ۲۲ عدد
* اختلاف: ۲ عدد اضافه
* سند: '''کالای درآمدشده''' برای ۲ عدد
* حساب: درآمد اضافه کالا
* نتیجه: موجودی ۲۲ می‌شود و درآمد اضافه شناسایی می‌شود

----

== خطاهای رایج و راه حل ===

{| class="wikitable"
|-
! مشکل !! علت رایج !! راه حل
|-
| نمی‌توانم سند بسازم || نبود مجوز ایجاد || از مدیر بخواهید دسترسی ایجاد را بدهد
|-
| حساب پیدا نمی‌شود / خطا در حساب || حساب گروهی انتخاب شده یا نوع حساب نامناسب است || حساب برگ و درست (هزینه/درآمد) انتخاب کنید
|-
| بهای واحد صفر است || قیمت خرید پایه کالا خالی است || قیمت خرید پایه کالا را تکمیل کنید یا با مجوز بهای واحد را اصلاح کنید
|-
| موجودی منفی خطا می‌دهد || خروج بیشتر از موجودی مجاز است || تعداد/انبار را بررسی کنید یا سیاست موجودی منفی را با مدیر چک کنید
|-
| سند قطعی نمی‌شود || حساب تخصیص نشده یا مجوز قطعی ندارید || حساب را تخصیص دهید و مجوز را بررسی کنید
|-
| بعد از انبارگردانی سند مالی ساخته نشد || تنظیم خروجی انبارگردانی روی «فقط فیزیکی» است || تنظیم را به اسناد کالای هزینه/درآمد تغییر دهید
|}

----

== چک‌لیست سریع کاربر ==

قبل از قطعی‌سازی این موارد را کنترل کنید:

* [ ] نوع سند درست است؟ (هزینه‌شده / درآمدشده)
* [ ] کالا و انبار درست انتخاب شده‌اند؟
* [ ] تعداد با واقعیت فیزیکی یکی است؟
* [ ] بهای واحد منطقی است؟
* [ ] حساب معین درست است؟
* [ ] توضیح سند دلیل عملیات را مشخص می‌کند؟
* [ ] در حالت دو مرحله‌ای، مرحله انبار و حسابداری کامل شده است؟

----

== جمع‌بندی یک‌خطی ==

'''کالای هزینه‌شده''' = خروج کالا از انبار + ثبت هزینه  
'''کالای درآمدشده''' = ورود کالا به انبار + ثبت درآمد  

این قابلیت برای اصلاح موجودی غیرتجاری (مصرف، کسری، اضافه) است؛ جایگزین خرید و فروش نیست.