کالای درآمد شده و کالای هزینه شده
این راهنما به زبان ساده توضیح میدهد کالای هزینهشده و کالای درآمدشده چیست، چه زمانی باید از آن استفاده کنید و چطور در حسابیکس کار میکند.
این قابلیت برای چه کاری است؟
گاهی در انبار، کالا کم یا زیاد میشود، بدون اینکه خرید یا فروش واقعی رخ داده باشد. مثالها:
- مصرف داخلی کالا (مثلاً مواد مصرفی دفتر / کارگاه)
- کسری انبار (دزدی، ضایعات، خطای شمارش قبلی)
- اضافه انبار (پیدا شدن کالا، خطای شمارش قبلی)
- اصلاح موجودی بعد از انبارگردانی، وقتی میخواهید اثر مالی هم ثبت شود
در این حالتها نباید فاکتور خرید/فروش بزنید. بهجای آن از این سند استفاده میکنید:
| نوع سند | حرکت در انبار | اثر حسابداری (بهصورت ساده) |
|---|---|---|
| کالای هزینهشده | کالا از انبار خارج میشود | هزینه شناسایی میشود و موجودی کاهش مییابد |
| کالای درآمدشده | کالا به انبار وارد میشود | درآمد شناسایی میشود و موجودی افزایش مییابد |
نکته مهم: مبلغ این سند بر اساس بهای تمامشده / قیمت خرید پایه کالا محاسبه میشود، نه قیمت فروش.
چه زمانی از این قابلیت استفاده نکنیم؟
از این سند برای موارد زیر استفاده نکنید:
- فروش کالا به مشتری → از فاکتور فروش استفاده کنید
- خرید کالا از تأمینکننده → از فاکتور خرید استفاده کنید
- برگشت از فروش / برگشت از خرید → از فاکتورهای برگشت استفاده کنید
- فقط جابهجایی بین دو انبار → از حواله انتقال استفاده کنید
اگر خرید/فروش واقعی است، مسیر درست همان فاکتور است.
مسیر دسترسی در نرمافزار
از منوی کسبوکار وارد شوید:
انبار ← کالای هزینه/درآمد شده
در این صفحه میتوانید:
- لیست اسناد را ببینید
- سند جدید بسازید
- سند را ویرایش، ارسال، تخصیص حساب، قطعی یا ابطال کنید (بر اساس مجوز)
آمادهسازی اولیه (برای مدیر سیستم)
قبل از استفاده روزمره، مدیر کسبوکار این موارد را تنظیم کند.
۱) تنظیمات کسبوکار
مسیر پیشنهادی:
تنظیمات کسبوکار ← بخش «کالای هزینهشده / کالای درآمدشده»
موارد مهم:
| تنظیم | توضیح ساده |
|---|---|
| گردشکار: ساده | مناسب سازمان کوچک. معمولاً یک نفر سند را ثبت و قطعی میکند. |
| گردشکار: دو مرحلهای | مناسب سازمان بزرگتر. انباردار عملیات را ثبت میکند و حسابدار حساب را تخصیص و قطعی میکند. |
| قطعی خودکار در حالت ساده | اگر فعال باشد و کاربر مجوز قطعی داشته باشد، سند در ثبت میتواند مستقیم قطعی شود. |
| حساب پیشفرض کالای هزینهشده | حساب هزینه پیشفرض (مثلاً هزینه کسری و ضایعات). از درخت حسابها انتخاب شود. |
| حساب پیشفرض کالای درآمدشده | حساب درآمد پیشفرض (مثلاً درآمد اضافه کالا). از درخت حسابها انتخاب شود. |
| خروجی انبارگردانی | مشخص میکند اختلاف انبارگردانی چطور ثبت شود (با اثر مالی، فقط فیزیکی، یا پرسش از کاربر). |
| اجازه تغییر دستی بهای واحد | اگر فعال باشد، کاربر دارای مجوز میتواند بهای واحد را دستی تغییر دهد. |
| الزام انتخاب شخص | اگر فعال باشد، انتخاب شخص در سند اجباری است. |
۲) دسترسی کاربران
در مدیریت کاربران/نقشها، بخش کالای هزینه/درآمد شده را برای نقشها تنظیم کنید. دسترسیهای رایج:
- مشاهده
- ایجاد
- ویرایش
- حذف
- ارسال به حسابداری
- تخصیص حساب
- قطعیسازی
- ابطال
- تغییر بهای واحد (در صورت نیاز)
پیشنهاد نقشها:
- انباردار: مشاهده + ایجاد + ویرایش + ارسال
- حسابدار: مشاهده + تخصیص حساب + قطعیسازی (+ ابطال در صورت نیاز)
- مدیر: همه دسترسیها
مفهوم ساده دو نوع سند
کالای هزینهشده
وقتی کالا از انبار کم میشود و میخواهید آن را به هزینه ببرید.
مثال:
- ۵ عدد کارتریج مصرف شده است
- ۲ کیلو مواد اولیه در تولید آزمایشی از بین رفته است
- در انبارگردانی، موجودی سیستم ۱۰ و موجودی فیزیکی ۸ است (۲ عدد کسری)
اثر کلی بعد از قطعی:
- موجودی انبار کم میشود
- حساب هزینه بدهکار میشود
- حساب موجودی کالا بستانکار میشود
کالای درآمدشده
وقتی کالا به انبار اضافه میشود و میخواهید آن را بهعنوان درآمد/اضافه شناسایی کنید.
مثال:
- کالایی پیدا شده که قبلاً در سیستم نبوده
- در انبارگردانی، موجودی سیستم ۱۰ و موجودی فیزیکی ۱۲ است (۲ عدد اضافه)
اثر کلی بعد از قطعی:
- موجودی انبار زیاد میشود
- حساب موجودی کالا بدهکار میشود
- حساب درآمد بستانکار میشود
وضعیتهای سند (به زبان ساده)
| وضعیت | معنی برای کاربر |
|---|---|
| پیشنویس عملیاتی | انباردار در حال تکمیل کالا/انبار/تعداد است. |
| در انتظار حسابداری | سند برای حسابدار ارسال شده است. |
| پیشنویس حسابداری | حساب مشخص شده و آماده قطعیسازی است. |
| قطعی | حواله انبار و سند حسابداری ثبت شدهاند. موجودی و دفتر بهروز شدهاند. |
| ابطالشده | سند قطعی ابطال شده و اثر آن برگشت خورده است. |
روش کار در حالت ساده (سازمان کوچک)
این حالت برای کسبوکارهایی است که یک نفر (یا تیم کوچک) هم عملیات و هم حسابداری را انجام میدهد.
گامبهگام
- وارد انبار ← کالای هزینه/درآمد شده شوید
- روی ایجاد کلیک کنید
- نوع سند را انتخاب کنید:
- کالای هزینهشده برای خروج/کسری
- کالای درآمدشده برای ورود/اضافه
- تاریخ را بررسی کنید
- در صورت نیاز شخص را انتخاب کنید
- حساب معین را بررسی کنید (معمولاً حساب پیشفرض پر میشود؛ در صورت نیاز از درخت حساب تغییر دهید)
- اقلام را اضافه کنید:
- کالا
- انبار
- تعداد
- بهای واحد معمولاً از قیمت خرید پایه کالا میآید
- توضیحات را بنویسید (توصیه میشود دلیل را ذکر کنید)
- ذخیره / قطعی کنید
اگر گزینه قطعی خودکار فعال باشد و مجوز داشته باشید، سند میتواند مستقیم قطعی شود.
بعد از قطعی:
- یک حواله انبار ساخته و قطعی میشود
- یک سند حسابداری متعادل ثبت میشود
- موجودی بهروز میشود
روش کار در حالت دو مرحلهای (انباردار + حسابدار)
این حالت برای تفکیک مسئولیتها مناسب است.
مرحله ۱: کار انباردار
- سند جدید بسازید
- نوع سند، تاریخ، کالا، انبار و تعداد را وارد کنید
- ذخیره کنید (پیشنویس عملیاتی)
- وقتی اطلاعات کامل شد، سند را ارسال به حسابداری کنید
در این مرحله معمولاً انباردار حساب معین را انتخاب نمیکند (بسته به مجوز).
مرحله ۲: کار حسابدار
- سندهای در انتظار حسابداری را باز کنید
- حساب معین مناسب را تخصیص دهید
- هزینه برای کالای هزینهشده (معمولاً شاخه هزینهها)
- درآمد برای کالای درآمدشده (معمولاً شاخه درآمدها)
- مبلغ و اقلام را کنترل کنید
- سند را قطعی کنید
بعد از قطعی، هم موجودی انبار و هم دفتر حسابداری همزمان بهروز میشوند.
ساخت سند از انبارگردانی
اگر اختلاف موجودی را در انبارگردانی ثبت میکنید، میتوانید خروجی را مستقیم به این قابلیت بفرستید.
بسته به تنظیم کسبوکار، یکی از این حالتها رخ میدهد:
| حالت تنظیم | نتیجه |
|---|---|
| اسناد کالای هزینه/درآمد | کسریها بهصورت کالای هزینهشده و اضافهها بهصورت کالای درآمدشده ساخته میشوند (با اثر مالی). |
| فقط حواله تعدیل فیزیکی | فقط موجودی فیزیکی اصلاح میشود و سند حسابداری از این مسیر ساخته نمیشود. |
| پرسش از کاربر | هنگام ثبت، سیستم میپرسد کدام روش را میخواهید. |
پیشنهاد آموزشی برای اکثر کسبوکارها: اگر میخواهید کسری/اضافه هم در انبار و هم در سود و زیان درست منعکس شود، گزینه اسناد کالای هزینه/درآمد را انتخاب کنید.
نکات مهم هنگام ثبت اقلام
- فقط کالاهایی را انتخاب کنید که کنترل موجودی دارند.
- انبار را دقیق انتخاب کنید؛ اشتباه انبار یعنی موجودی غلط در محل اشتباه.
- تعداد باید مثبت و واقعی باشد.
- بهای واحد بهصورت پیشفرض از قیمت خرید پایه کالا میآید.
- تغییر دستی بهای واحد فقط وقتی مجاز است که در تنظیمات فعال باشد و کاربر مجوز داشته باشد.
- برای کالای هزینهشده، حساب باید از جنس هزینه (یا در موارد مجاز بهای تمامشده) باشد.
- برای کالای درآمدشده، حساب باید از جنس درآمد باشد.
- حساب باید حساب برگ باشد (حساب گروهی قابل انتخاب نیست).
ابطال سند قطعی
اگر سند قطعی را اشتباه ثبت کردهاید:
- سند را باز کنید
- گزینه ابطال را بزنید (نیاز به مجوز ابطال دارد)
- سیستم اثر انبار و حسابداری را برمیگرداند
- وضعیت سند به ابطالشده تغییر میکند
توجه:
- سند قطعی را معمولاً ویرایش نمیکنند؛ مسیر درست، ابطال و در صورت نیاز ثبت سند جدید است.
- حواله معکوس ابطال برای بایگانی است و نباید دوباره دستی قطعی شود.
مثالهای کاربردی
مثال ۱: مصرف کارتریج
- واقعیت: ۳ عدد کارتریج مصرف شده
- سند: کالای هزینهشده
- انبار: انبار اداری
- حساب: هزینه ملزومات / هزینه مصرفی
- نتیجه: موجودی کم میشود و هزینه ثبت میشود
مثال ۲: کسری انبارگردانی
- سیستم: ۲۰ عدد
- شمارش فیزیکی: ۱۷ عدد
- اختلاف: ۳ عدد کسری
- سند: کالای هزینهشده برای ۳ عدد
- حساب: هزینه کسری و ضایعات
- نتیجه: موجودی ۱۷ میشود و هزینه کسری شناسایی میشود
مثال ۳: اضافه انبارگردانی
- سیستم: ۲۰ عدد
- شمارش فیزیکی: ۲۲ عدد
- اختلاف: ۲ عدد اضافه
- سند: کالای درآمدشده برای ۲ عدد
- حساب: درآمد اضافه کالا
- نتیجه: موجودی ۲۲ میشود و درآمد اضافه شناسایی میشود
خطاهای رایج و راه حل =
| مشکل | علت رایج | راه حل |
|---|---|---|
| نمیتوانم سند بسازم | نبود مجوز ایجاد | از مدیر بخواهید دسترسی ایجاد را بدهد |
| حساب پیدا نمیشود / خطا در حساب | حساب گروهی انتخاب شده یا نوع حساب نامناسب است | حساب برگ و درست (هزینه/درآمد) انتخاب کنید |
| بهای واحد صفر است | قیمت خرید پایه کالا خالی است | قیمت خرید پایه کالا را تکمیل کنید یا با مجوز بهای واحد را اصلاح کنید |
| موجودی منفی خطا میدهد | خروج بیشتر از موجودی مجاز است | تعداد/انبار را بررسی کنید یا سیاست موجودی منفی را با مدیر چک کنید |
| سند قطعی نمیشود | حساب تخصیص نشده یا مجوز قطعی ندارید | حساب را تخصیص دهید و مجوز را بررسی کنید |
| بعد از انبارگردانی سند مالی ساخته نشد | تنظیم خروجی انبارگردانی روی «فقط فیزیکی» است | تنظیم را به اسناد کالای هزینه/درآمد تغییر دهید |
چکلیست سریع کاربر
قبل از قطعیسازی این موارد را کنترل کنید:
- [ ] نوع سند درست است؟ (هزینهشده / درآمدشده)
- [ ] کالا و انبار درست انتخاب شدهاند؟
- [ ] تعداد با واقعیت فیزیکی یکی است؟
- [ ] بهای واحد منطقی است؟
- [ ] حساب معین درست است؟
- [ ] توضیح سند دلیل عملیات را مشخص میکند؟
- [ ] در حالت دو مرحلهای، مرحله انبار و حسابداری کامل شده است؟
جمعبندی یکخطی
کالای هزینهشده = خروج کالا از انبار + ثبت هزینه کالای درآمدشده = ورود کالا به انبار + ثبت درآمد
این قابلیت برای اصلاح موجودی غیرتجاری (مصرف، کسری، اضافه) است؛ جایگزین خرید و فروش نیست.